Tăng doanh thu nhờ vận dụng phần mềm quản lý khách sạn?

Hậu Covid, theo như ước tính, nền kinh tế du lịch quốc tế sẽ suy giảm từ 60% đến 80%. Vì lý do đó, áp dụng phần mềm quản lý khách sạn là vô cùng cần thiết. Giúp trải nghiệm của khách hàng trở nên thoải mái và hạn chế tiếp xúc trong thời điểm dịch bệnh.

Tại thời điểm này, rất nhiều khách sạn đã áp dụng những thành tựu phần mềm quản lý. Việc tận dụng những chức năng của các phần mềm quản lý khách sạn khác nhau nhằm kết nối và hỗ trợ khách tốt hơn. Đây là xu hướng tất yếu, giúp việc vận hành khách sạn trở nên dễ dàng và nhanh chóng.

Áp dụng phần mềm quản lý khách sạn vào quản lý.

Tận dụng các phần mềm quản lý đang có sẵn

Hiện tại, đa phần các khách sạn đều có website riêng cho doanh nghiệp của mình. Đây là nền tảng để khách hàng ghé thăm, có cái nhìn tổng thể về nơi ở. Nó còn được tích hợp với Booking Engine để khách có thể đặt phòng trực tiếp tại đó. Nhưng liệu khả năng đáp ứng của chúng với nhu cầu công việc có đủ?

Trong bối cảnh hiện tại, công nghệ bạn sử dụng phải đóng vai trò chủ chốt, giúp khách sạn hồi phục một cách hiệu quả. Đây là thời điểm phù hợp để bạn có thể đánh giá các chiến lược kinh doanh của mình bằng góc nhìn mới. Và nên tập trung nhiều hơn vào kinh doanh bán phòng để tăng lượt đặt phòng trực tiếp.

Tuy nhiên, bạn sẽ cạnh tranh với các kênh bán online, và các chuỗi khách sạn lớn. Nhưng không có nghĩa rằng – những khách sạn độc lập không có khả năng cạnh tranh. Vậy, nếu các giải pháp mà bạn đang sử dụng mang lại những kết quả khả quan thì đó chính là bước khởi đầu hoàn hảo.

Những hoạt động sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý có thể áp dụng.

Phần mềm quản lý gửi email thông báo khi khách sắp đến

Việc gửi cho khách một email trước khi họ đến sẽ giúp bạn có cơ hội kết nối và nắm rõ nhu cầu của khách hàng. Từ đó giúp phía khách sạn có sự chuẩn bị kỹ càng hơn trước khi khách đến.

Ngoài ra, bạn cũng có thể thông qua email xác nhận đặt phòng để chia sẻ những thông tin quan trọng như:

Chính sách, quy định an toàn và phòng chống dịch bệnh.
Các hoạt động, sự chuẩn bị của khách sạn dành cho họ.
Thông tin về ăn uống, dịch vụ, bán tour…
Những thông tin thêm mà khách hàng cần biết khi nhận phòng

Cuối cùng, email báo trước cũng phần nào giúp khách sạn giảm thiểu tình trạng vắng mặt, hủy đặt phòng vào phút chót.

Phần mềm quản lý gửi email khi hủy đặt phòng.

Nếu việc huỷ phòng là bắt buộc phải xảy ra, hãy thể hiện thái độ chân thành đến khách hàng bằng lời xin lỗi và mã giảm giá để. Nếu thực hiện được điều này một cách khéo léo, bạn sẽ dễ dàng xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng trong tương lai.

Gửi email báo trước khi hết phòng

Trong trường hợp khách sạn phải đóng cửa tại một khoảng thời gian nhất định, phải có thông báo rõ ràng về kế hoạch mở cửa trở lại. Nhằm mục đích để khách kỳ vọng và biết khi nào nên quay trở lại.

Phần mềm quản lý kết nối và chia sẻ thông tin của khách hàng.

Các phần mềm quản lý đặt phòng, Booking Engine đều có thể cung cấp thông tin về giá, tình trạng phòng và các thông tin quan trọng khác. Bạn có thể chia sẻ những thông tin đó đến người quản lý PMS và Channel Manager khác . Sau đó, bạn nhận lại thông tin từ họ. Nó giúp việc nắm bắt thông tin, đánh giá kế hoạch bán phòng trở nên hiệu quả hơn.

Đảm bảo thanh toán trực tuyến an toàn.

An toàn là yêu cầu quan trọng hàng đầu trong thanh toán online. Công cụ đặt phòng cần phải đảm bảo an toàn, không gây nên nhiều rủi ro thì người dùng mới an tâm giao dịch, thanh toán. Quy trình thanh toán qua thẻ cũng cần tuân theo những quy chuẩn, đảm bảo sự an toàn cho khách hàng.

Phần mềm quản lý website khách sạn.

Website khách sạn là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng. Cần nhớ là hãy luôn cập nhật và duy trì được sự mới mẻ cho website. Vừa giữ chân người đọc, vừa cung cấp được cho người dùng cái nhìn tổng quan về khách sạn.

Một mẹo nhỏ là hãy tận dụng pop-up để truyền tải thông tin một cách thông minh, lôi cuốn. Giúp thôi thúc người đọc click vào banner, hoặc để lại thông tin đăng ký, lưu trú.

Trang đăng ký đặt phòng là nơi để khách hàng đăng ký đặt trước phòng và biết về những dịch vụ bạn đang cung cấp. Vì vậy, hãy chăm chút kỹ lưỡng cho website khách sạn. Hãy liên kết đến trang đích ở tất cả các trang mà người đọc có thể click vào, như thông tin phòng, các chính sách…

Ngoài ra, những bài viết với chủ đề: những việc cần làm khi đến… (Things to do), điểm đến quanh đây,… Tuy không đóng vai trò chủ chốt, nhưng cũng đừng phớt lờ nó. Bạn hãy thu thập, tham khảo thông tin bổ ích các điểm đến để tạo hứng thú cho người đọc khi họ ghé thăm.

Sử dụng dữ liệu phần mềm quản lý đang có một cách hiệu quả.

Google Analytics

Công cụ Google Analytics sẽ mở ra vô vàn cơ hội cho khách sạn của bạn. Analytics cung cấp nhiều thông tin giá trị vô cùng hữu ích và dễ dàng truy cập. Những tóm tắt dưới đây sẽ giúp bạn khám phá ra những điều cần thiết cho việc kinh doanh khách sạn của mình.

Bước 1: Khách hàng chủ yếu của bạn là ai?

Analytics cung cấp nhiều thông tin về mặt nhân khẩu học cho khách sạn như độ tuổi và giới tính. Bạn có thể dựa vào đó để điều chỉnh giá bán phòng cho phù hợp với nhu cầu của họ.

Ví dụ, hầu hết khách đến ở khách sạn của bạn đều ở độ tuổi trung niên. Nhưng, khi check Analytics, bạn lại thấy khách thực sự thực hiện thao tác đặt phòng là trẻ hơn rất nhiều. Đó có thể là do con cái, nhân viên… của họ đặt phòng giúp. Dựa vào đó, bạn có thể quan sát, điều chỉnh lại chiến lược tiếp thị phù hợp.

Một thông tin khác, là vị trí địa lý của khách hàng. Analytics cho thấy tỷ lệ chuyển đổi của khu vực này cao hơn các khu vực khác. Vậy, bạn có thể dựa theo đó để phân bổ ngân sách, khuyến mãi, quảng cáo tại khu vực đó.

Bước 2: Khách hàng đang truy cập trang web của bạn trên thiết bị nào?

Theo như các báo cáo gần đây, 75% lưu lượng truy cập website đến từ các thiết bị di động. Tiềm năng từ di động là vô cùng to lớn. Hãy luôn đảm bảo rằng website khách sạn của bạn được tối ưu chế độ hiển thị trên thiết bị di động. Điều này không mới, nhưng nhiều khách sạn đã bỏ qua.

Thông qua Analytics, bạn sẽ thấy thông tin thiết bị truy cập của người dùng trên website. Có thể rằng di động là ưu thế, nhưng cũng đừng quên là máy tính để bàn vẫn quan trọng. Đặc biệt, sẽ có sự khác biệt giữa tỷ lệ chuyển đổi trên di động và máy tính. Nếu bạn thấy có gì đó bất thường, hãy kiểm tra ngay lập tức để tìm ra cách khắc phục hiệu quả.

Bước 3: Làm thế nào để khách hàng tìm thấy bạn?

Analytics có thể trả lời nhiều câu hỏi mà bạn vẫn luôn thắc mắc. Ví dụ như:

Tỷ lệ giữa các kênh tiếp thị (Facebook, Website…) có lành mạnh không?
Các chiến dịch truyền thông có đạt hiệu quả cụ thể (thúc đẩy lưu lượng, tăng nhận diện…) không?
Hay các chiến dịch này có tỷ lệ chuyển đổi (click vào website, và tiến hành đặt phòng) tích cực không?

Hãy tận dụng cùng những thông tin bạn thu thập được, làm cơ sở đánh giá hiệu quả của kênh bán phòng. Hiện nay, việc bán phòng online vô cùng phổ biến giữa các khách sạn online và homestay. Nếu khách sạn của bạn đạt thứ hạng cao trên các trang OTAs, chúng sẽ được tự động đẩy lên đầu trang tìm kiếm. Vì vậy, điều này giúp góp phần giảm đi phần nào chi phí quảng cáo. Bạn đã được các trang OTA đẩy lên hàng đầu, tiếp cận được với rất nhiều tệp khách hàng.

Bước 4: Người dùng có hành vi như thế nào trên Website?

Ở mảng này, bạn hãy tự mình đặt ra những câu hỏi:

Trang nào, nội dung nào trên website của bạn là phổ biến, được nhiều người truy cập nhất?
Người dùng thường dành ra bao nhiêu thời gian ở những trang đó.

Ví dụ, nếu bạn thấy khách hàng dành nhiều thời gian ở trang Ưu đãi nhưng không thực hiện bất kỳ hành động. Thì có thể những ưu đãi ấy không thực sự hấp dẫn đối với họ, hoặc thông tin khiến họ bị bối rối.

Nhưng cũng tầm thời gian ấy, nếu họ ở mục Thư viện, hoặc Địa điểm quanh đây trên website thì đó là tín hiệu tích cực. Người dùng đang xem website của bạn là công cụ tham khảo hữu hiệu, có uy tín. Cuối cùng, là tỷ lệ thoát trang. Hãy duy trì nó ở mức 20 đến 40%, và tỷ lệ này sẽ cao hơn trên di động.

Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý khách sạn OnePMS để nâng cao hiệu quả quản lý khách sạn của bạn.