Khai báo lưu trú khách sạn là một thủ tục quan trọng trong quá trình tiếp nhận và quản lý khách lưu trú. Đặc biệt, từ ngày 01/07/2026, quy định về thông báo lưu trú được sửa đổi, trong đó có nhiều điểm mới.
Do đó, khách sạn cần nắm rõ thông tin cần khai báo và thời hạn thực hiện theo quy định hiện hành. Vậy khách sạn cần chuẩn bị những gì và thực hiện khai báo online như thế nào? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Khai báo lưu trú khách sạn là gì?
Khai báo lưu trú khách sạn là thủ tục cơ sở lưu trú dùng để thông báo thông tin khách đến cơ quan đăng ký cư trú. Thông tin này được cập nhật vào hệ thống để phục vụ công tác quản lý cư trú.
Từ ngày 21/05/2026, khai báo lưu trú được thực hiện trên hệ thống của Bộ Công an. Khách sạn có thể phân công nhân viên sử dụng tài khoản của cơ sở để nhập và gửi thông tin lưu trú.
Xem thêm: Quy định khai báo lưu trú khách sạn từ 1/7/2026 đầy đủ, chi tiết
2. Thông tin cần chuẩn bị trước khi khai báo
Trước khi thực hiện khai báo, nhân viên phụ trách cần chuẩn bị đầy đủ thông tin của khách.
Với khách Việt Nam: Họ tên, ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân hoặc hộ chiếu, lý do, thời gian và địa chỉ lưu trú.
Với khách nước ngoài: Họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, số hộ chiếu, thời hạn chứng nhận tạm trú và thời gian dự kiến tạm trú.
3. 4 bước khai báo lưu trú khách sạn online
Sau khi chuẩn bị thông tin, nhân viên phụ trách thực hiện khai báo trực tuyến trên hệ thống của Bộ Công an. Quy trình gồm 4 bước:
Bước 1: Truy cập và đăng nhập hệ thống
Nhân viên truy cập Hệ thống thông báo lưu trú và khai báo tạm trú của Bộ Công an.
Sau đó, đăng nhập bằng tài khoản của cơ sở lưu trú. Nếu chưa có tài khoản, khách sạn cần đăng ký và xác thực theo hướng dẫn trên hệ thống.
Bước 2: Chọn loại khai báo và nhập thông tin
Sau khi đăng nhập, người thực hiện chọn loại khai báo phù hợp với từng đối tượng khách:
- Khách Việt Nam: Chọn Thông báo lưu trú.
- Khách nước ngoài: Chọn Khai báo tạm trú
Tiếp đó, nhập thông tin khách theo các trường được yêu cầu trên hệ thống.
Bước 3: Kiểm tra và xác nhận thông tin
Sau khi nhập xong, rà soát lại toàn bộ thông tin trước khi gửi. Đặc biệt kiểm tra họ tên, số giấy tờ, thời gian lưu trú và địa chỉ khách sạn.
Nếu phát hiện thông tin chưa chính xác, chỉnh sửa lại trước khi xác nhận. Bước kiểm tra này giúp hạn chế sai sót và tránh phải thực hiện lại.
Bước 4: Gửi thông tin và hoàn tất khai báo
Khi thông tin đã chính xác, người thực hiện gửi thông tin trên hệ thống để hoàn tất khai báo.
Với khách Việt Nam, thông báo lưu trú cần được thực hiện trước 23:00 của ngày bắt đầu lưu trú. Nếu khách đến sau 23:00, thời hạn là trước 08:00 ngày hôm sau.
Sau khi gửi, khách sạn có thể tra cứu lại lịch sử khai báo trên hệ thống khi cần.
4. Lưu ý khi khai báo lưu trú tại khách sạn
Để hạn chế sai sót, lễ tân nên:
- Kiểm tra thông tin khách trước khi gửi.
- Thực hiện khai báo đúng thời hạn.
- Sử dụng đúng hệ thống hiện hành.
- Tra cứu lại thông tin khi cần thiết.
Thực hiện đúng ngay từ đầu giúp lễ tân tiết kiệm thời gian và hạn chế phải xử lý lại thông tin.
5. Khai báo lưu trú thuận tiện hơn với OnePMS
Phần mềm quản lý khách sạn OnePMS hỗ trợ tổng hợp thông tin khách hàng đã được lưu trên hệ thống và xuất file theo đúng định dạng để phục vụ khai báo lưu trú. Các thông tin cần thiết được lấy từ dữ liệu có sẵn, giúp nhân viên hạn chế việc nhập lại thủ công trong quá trình chuẩn bị thông tin khai báo. Nhờ đó, khách sạn có thể tiết kiệm thời gian, giảm bớt thao tác và hạn chế sai sót hơn khi thực hiện khai báo lưu trú.
Xem thêm: Chi phí quản lý khách sạn thủ công đang làm bạn mất bao nhiêu tiền
