Check-in là một trong những điểm tiếp xúc đầu tiên giữa khách và khách sạn. Tuy nhiên, lễ tân thường phải nhập thủ công thông tin từ Căn cước công dân (CCCD) hoặc Passport. Công việc này mất thời gian và dễ xảy ra sai sót. Vấn đề càng rõ rệt khi khách đến liên tục hoặc check-in theo đoàn.
Với tính năng Quét CCCD/Passport, OnePMS giúp đơn giản hóa bước nhập thông tin khách. Lễ tân chỉ cần Quét → Kiểm tra → Lưu ngay trên hệ thống.
1. Nhập CCCD thủ công khiến quy trình check-in mất nhiều thời gian
Khi khách đến nhận phòng, lễ tân cần tiếp nhận giấy tờ tùy thân và cập nhật thông tin khách.
Nếu nhập thủ công, nhân viên phải đọc và điền từng trường thông tin vào PMS. Mỗi thao tác có thể không mất nhiều thời gian. Nhưng khi lượng khách tăng, thời gian xử lý sẽ cộng dồn.
Điều này đặc biệt rõ tại các khách sạn mùa cao điểm. Với resort và khu nghỉ dưỡng, áp lực còn lớn hơn khi khách thường đến theo đoàn. Lễ tân cần xử lý thông tin của nhiều người trong cùng một thời điểm. Nhập liệu bằng tay cũng làm tăng khả năng sai sót. Nhân viên có thể nhập nhầm thông tin trong quá trình xử lý.
Vì vậy, tối ưu bước nhập thông tin giấy tờ là một phần quan trọng để tăng tốc check-in.
2. Quét CCCD/Passport trên OnePMS giúp lễ tân nhập thông tin chính xác và nhanh hơn gấp 5 lần.
Tính năng Quét CCCD/Passport trên OnePMS được thiết kế để giảm thao tác nhập liệu thủ công tại bước tiếp nhận khách. Thay vì nhập từng thông tin, lễ tân có thể sử dụng ngay điện thoại để quét CCCD/Passport. Không cần chuyển sang công cụ khác hoặc sử dụng thêm thiết bị riêng để lấy thông tin khách.
Hệ thống hỗ trợ nhận diện và lấy các thông tin cần thiết từ giấy tờ. Thông tin sau đó được điền vào hồ sơ khách trên OnePMS. Nhân viên chỉ cần kiểm tra lại trước khi lưu.
Quy trình được rút gọn thành:
Quét → Kiểm tra → Lưu
Nhờ đó, lễ tân giảm thời gian dành cho việc nhập liệu. Tính năng đặc biệt hữu ích trong giờ cao điểm hoặc khi khách sạn tiếp nhận đoàn khách.
3. Các bước Quét CCCD/Passport để check-in trên OnePMS
Quy trình sử dụng được tối giản thành ba bước chính.
Bước 1: Quét CCCD hoặc Passport
Lễ tân sử dụng camera để quét mã QR trên giấy tờ tùy thân của khách ngay trong quá trình tiếp nhận.
OnePMS hỗ trợ nhận diện các thông tin cần thiết trên CCCD hoặc Passport.
Bước 2: Kiểm tra thông tin
Sau khi quét, hệ thống hỗ trợ điền thông tin vào hồ sơ khách.
Lễ tân kiểm tra lại dữ liệu trước khi lưu. Bước này giúp nhân viên chủ động xác nhận thông tin đã được ghi nhận phù hợp.
Bước 3: Lưu hồ sơ khách
Sau khi kiểm tra, lễ tân lưu thông tin khách trên OnePMS.
Dữ liệu được đưa vào quy trình quản lý khách trên PMS mà không cần nhập lại từng trường thủ công.
Chỉ với ba bước Quét → Kiểm tra → Lưu, việc tiếp nhận giấy tờ trở nên gọn hơn.
4. Những lợi ích đem lại cho khách sạn
Giá trị chính của Quét CCCD/Passport nằm ở việc giảm thao tác trong quá trình tiếp nhận khách.
Với khách sạn/ nhà nghỉ, lượng khách có thể check-in liên tục trong ngày. Quét giấy tờ giúp lễ tân xử lý thông tin nhanh hơn và giảm ùn tắc tại quầy trong giờ cao điểm.
Với resort và khu nghỉ dưỡng, khách thường đến theo đoàn. Việc quét CCCD giúp quy trình check-in đoàn trở nên gọn và thuận tiện hơn.
Bên cạnh đó, tính năng còn mang lại những lợi ích nổi bật:
- Hạn chế sai sót nhập liệu: lễ tân không cần nhập từng thông tin từ giấy tờ, sai sót thông tin trên giấy tờ gần như bằng 0.
- Tăng tốc độ check-in gấp 5 lần: phù hợp khi khách đến liên tục hoặc theo đoàn, thời gian check-in chỉ mất 5 giây/khách.
- Tuân thủ quy định pháp lý: Lễ tân có nguồn dữ liệu chính xác để đối chiếu khi thực hiện khai báo trú trên hệ thống của Bộ Công an.
- Cập nhật hồ sơ chính xác: thông tin được đưa trực tiếp vào hồ sơ khách trên OnePMS.
>>> Xem thêm: Khách sạn có được phép giữ CCCD của khách lưu trú không?
5. Đơn giản hóa check-in cùng OnePMS
Tốc độ check-in không chỉ phụ thuộc vào lễ tân. Quy trình và công cụ hỗ trợ cũng ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian phục vụ khách.
Tính năng Quét CCCD/Passport trên OnePMS giúp loại bỏ nhiều thao tác nhập liệu lặp lại, phù hợp với các xu hướng số hóa trong tương lai. Đây là một bước đơn giản nhưng thiết thực để tối ưu vận hành tại quầy lễ tân.
OnePMS – Đơn giản hóa Check-in, tối ưu vận hành khách sạn.
Khám phá OnePMS và trải nghiệm quy trình check-in nhanh, gọn hơn cho đội ngũ lễ tân của bạn.
>>> Xem thêm: Khách Sạn Không Chạm: Xu Hướng Mới Của Ngành Lưu Trú
