Khai báo lưu trú là một trong những thủ tục lễ tân cần thực hiện sau khi khách nhận phòng. Nếu phải nhập lại thông tin khách trên nhiều hệ thống, nhân viên dễ mất thêm thời gian và phát sinh sai sót trong quá trình nhập liệu. Bên cạnh đó, việc chậm trễ hoặc bỏ sót khai báo có thể khiến cơ sở lưu trú đối mặt với nguy cơ bị xử phạt hành chính theo quy định. 

Với OnePMS, toàn bộ quy trình này được kết nối trực tiếp trên hệ thống. Lễ tân có thể quét CCCD/Passport, tự động nhận diện thông tin khách và gửi khai báo lưu trú đến hệ thống Bộ Công an ngay từ OnePMS.

Cùng tìm hiểu cách khai báo lưu trú trực tiếp từ OnePMS qua bài viết này nhé!

1. Khai báo lưu trú trực tiếp từ OnePMS

Từ ngày 21/05/2026, hệ thống dùng chung của Bộ Công an phục vụ thông báo lưu trú đối với công dân Việt Nam và khai báo tạm trú đối với người nước ngoài được triển khai trên toàn quốc, thay cho hệ thống ASM trước đây.

OnePMS hỗ trợ cơ sở lưu trú thực hiện khai báo trực tiếp đến hệ thống Bộ Công an ngay trong quy trình check-in. Khi khách đã có thông tin trong booking, OnePMS có thể sử dụng dữ liệu đó để tạo hồ sơ lưu trú. 

Với tính năng Quét CCCD/Passport, lễ tân còn có thể lấy thông tin trực tiếp từ hình ảnh giấy tờ thay vì nhập thủ công. Từ đó, việc khai báo lưu trú trở nên nhanh gọn, chính xác, đồng thời giảm tải đáng kể cho nhân sự. 

Điểm nổi bật

• Quét CCCD/Passport trực tiếp bằng camera trên thiết bị.
• Upload hình ảnh giấy tờ đã có sẵn trên thiết bị.
• Kiểm tra chất lượng ảnh trước khi nhận diện thông tin.
• Tự động nhận diện và điền thông tin vào hồ sơ khách.
• Khai báo trực tiếp đến hệ thống Bộ Công an từ OnePMS.
• Theo dõi trạng thái khai báo riêng từng khách trong booking.

Loại giấy tờ được hỗ trợ

• Căn cước công dân gắn chip hoặc Căn cước mẫu mới: Mặt trước và mặt sau.
• Passport: Trang thông tin cá nhân.

Phương thức lấy hình ảnh

• Quét trực tiếp: sử dụng camera trên thiết bị để chụp giấy tờ.
• Upload ảnh: sử dụng hình ảnh giấy tờ đã có sẵn trên thiết bị.

2. Hướng dẫn Quét CCCD/Passport, giảm nhập liệu thủ công

Bước 1 – Chọn khách cần cập nhật thông tin

Tại Booking, mở danh sách Khách lưu trú và chọn khách cần cập nhật thông tin. Chọn chức năng Quét CCCD/Passport.

Bước 2 – Chọn loại giấy tờ

Chọn loại giấy tờ khách sử dụng. CCCD yêu cầu đủ mặt trước và mặt sau; Passport yêu cầu trang thông tin cá nhân.

Bước 3 – Chụp hoặc Upload giấy tờ

Sau khi chọn loại giấy tờ, người dùng có thể chọn một trong hai phương thức:

• Quét trực tiếp: sử dụng camera của thiết bị để chụp giấy tờ.
• Upload ảnh: sử dụng hình ảnh giấy tờ đã có sẵn trên thiết bị.

Với CCCD, thực hiện lần lượt Mặt trước → Mặt sau. Với Passport, chụp hoặc upload trang thông tin cá nhân.

Khi quét trực tiếp, người dùng chủ động căn giấy tờ vào khung và nhấn Chụp. Sau mỗi lần chụp, OnePMS kiểm tra chất lượng hình ảnh trước khi thực hiện nhận diện.

Ảnh cần rõ nét, không bị cắt góc hoặc lóa và hiển thị đầy đủ thông tin cần nhận diện. Với Passport, cần đặc biệt lưu ý vùng MRZ.

OnePMS kiểm tra chất lượng hình ảnh trước khi nhận diện. Nếu ảnh không đạt yêu cầu, hệ thống hiển thị nguyên nhân để người dùng thực hiện lại.

Bước 4 – Kiểm tra thông tin sau khi nhận diện

Khi hình ảnh đạt yêu cầu, OnePMS tự động nhận diện và điền thông tin khách. Lễ tân chỉ cần kiểm tra, chỉnh sửa hoặc bổ sung thông tin nếu cần trước khi lưu hồ sơ.

Sau khi kiểm tra thông tin, nhấn Thêm. Khách được thêm vào Danh sách khách của đặt phòng và sẵn sàng cho bước khai báo lưu trú.

Lưu ý: Scan/Upload là bước lấy dữ liệu khách. Quét giấy tờ thành công không đồng nghĩa khách đã được khai báo lưu trú. Lễ tân vẫn cần thực hiện bước gửi khai báo đến hệ thống Bộ Công an.

>>> Xem thêm: Check-in nhanh hơn với tính năng Quét CCCD/Passport trên OnePMS

3. Cách gửi khai báo lưu trú trực tiếp từ OnePMS

Sau khi thông tin khách được cập nhật đầy đủ, lễ tân có thể thực hiện khai báo ngay tại Danh sách khách của Booking.

OnePMS hỗ trợ khai báo cho một hoặc nhiều khách trong cùng một lần thao tác.

• Khai báo 1 khách: Chọn khách cần khai báo và gửi thông tin.
• Khai báo nhiều khách: Chọn đồng thời các khách cần khai báo và gửi trong cùng một lần.

Hệ thống sử dụng thông tin của các khách được chọn cùng thông tin phòng và thời gian lưu trú để gửi khai báo trực tiếp đến hệ thống Bộ Công an.

Trước khi gửi, lễ tân có thể kiểm tra lại thông tin khách, phòng và thời gian lưu trú. Sau khi xác nhận, OnePMS thực hiện gửi khai báo.

4. Theo dõi trạng thái khai báo của từng khách

Sau khi gửi, OnePMS cập nhật kết quả riêng cho từng khách ngay tại danh sách khách lưu trú ở hai trạng thái:

• Thành công: Khách đã được khai báo thành công.
• Thất bại: Khai báo chưa thành công, cần kiểm tra nguyên nhân và thực hiện lại.

Nếu một khách khai báo chưa thành công, lễ tân chỉ cần kiểm tra và xử lý đúng khách đó. Cách quản lý này đặc biệt hữu ích với những booking có nhiều khách lưu trú. Lễ tân dễ dàng xác định ai đã khai báo và ai cần xử lý thêm.

>>> Xem thêm: Không Khai báo lưu trú có bị xử phạt không?

5. Quản lý tập trung khách đang lưu trú

Việc theo dõi không dừng lại ở từng Booking. Khi khách đã được tiếp nhận và khai báo, OnePMS còn cung cấp danh sách Khách hàng đang lưu trú để lễ tân quản lý tập trung thông tin của toàn bộ khách đang lưu trú tại cơ sở. 

Lễ tân có thể theo dõi:

• Tên khách
• Phòng
• Quốc tịch
• Ngày đến
• Ngày đi
• Ngày hết hạn lưu trú
• Ngày quay lại
• Trạng thái khai báo

Nhờ đó, thay vì phải mở từng Booking để kiểm tra, lễ tân có thể nhanh chóng nắm được danh sách khách đang lưu trú và tình trạng khai báo của từng khách trên một màn hình.

Đây cũng là bước tiếp nối giúp khách sạn chủ động kiểm tra và xử lý những trường hợp khai báo chưa hoàn tất, thay vì chỉ biết kết quả tại thời điểm thực hiện khai báo.

6. Ứng dụng công nghệ, tối ưu thời gian khai báo.

Trước đây, lễ tân có thể phải nhập thông tin khách trên PMS, sau đó tiếp tục truy cập một hệ thống khác để nhập lại dữ liệu và thực hiện khai báo.

Với OnePMS, các bước được kết nối thành một quy trình:

Quét/Upload giấy tờ → Tự động nhận diện → Kiểm tra & Lưu → Chọn khách → Khai báo trực tiếp → Kiểm tra kết quả

Nhờ đó, lễ tân có thể:

• Giảm thao tác nhập liệu thủ công
• Hạn chế sai sót khi nhập thông tin khách
• Rút ngắn thời gian xử lý check-in
• Khai báo trực tiếp từ hệ thống PMS đang sử dụng
• Theo dõi trạng thái của từng khách dễ dàng
• Quản lý tập trung danh sách khách đang lưu trú

Từ lúc tiếp nhận giấy tờ đến khi hoàn tất khai báo, các thao tác được thực hiện ngay trên OnePMS. OnePMS giúp đơn giản hóa một quy trình vốn có nhiều bước, để lễ tân tập trung hơn vào trải nghiệm và phục vụ khách.

Quét nhanh hơn. Nhập liệu ít hơn. Khai báo thuận tiện hơn.

Liên hệ ngay 0854.454.454 để được tư vấn thêm về phần mềm phù hợp với cơ sở lưu trú của bạn!