Trong quá trình vận hành khách sạn, những đơn đặt phòng có thể thay đổi liên tục. Một đoàn khách có thể phát sinh nhiều vấn đề. Một số phòng có thể trả khác ngày, hay cần tách để quản lý riêng hoặc nhiều đặt phòng lẻ cần gộp lại để quản lý chung.
Nếu phải hủy đặt phòng cũ và nhập lại toàn bộ thông tin, nhân viên sẽ mất thêm thời gian và dễ phát sinh sai sót. Hiểu được nhu cầu này, OnePMS cung cấp tính năng Tách, gộp đặt phòng. Giúp xử lý những thay đổi này trực tiếp trên hệ thống, không cần nhập lại toàn bộ dữ liệu.
1. Tách đặt phòng linh hoạt khi nhu cầu thay đổi
OnePMS cho phép nhân viên tách một hoặc nhiều phòng từ đặt phòng đoàn thành các đặt phòng riêng biệt, giúp xử lý linh hoạt những thay đổi phát sinh trong quá trình lưu trú.
Ví dụ, một đoàn khách đặt 3 phòng từ ngày 10/09 – 15/09. Trong quá trình lưu trú, khách có nhu cầu quản lý riêng phòng 503, trong khi các phòng 501 và 502 vẫn thuộc đặt phòng đoàn ban đầu.
Thay vì phải hủy và tạo lại đặt phòng, nhân viên chỉ cần chọn phòng cần tách và thực hiện thao tác ngay trên OnePMS. Các phòng được tách sẽ trở thành đặt phòng độc lập, giúp quản lý thông tin lưu trú, dịch vụ và chi phí riêng biệt, đồng thời giữ nguyên các phòng còn lại trong đoàn.
2. Gộp đặt phòng – Quản lý tập trung, theo dõi dễ dàng
Ngược lại, nhiều booking riêng biệt nhưng thực tế lại thuộc cùng một gia đình, công ty hoặc đoàn khách.
OnePMS cho phép gộp các booking liên quan thành đặt phòng đoàn. Giúp nhân viên thuận tiện theo dõi thông tin khách, phòng, dịch vụ và các khoản thanh toán liên quan.
Từ booking đoàn → booking lẻ hay chỉ tách một phần phòng trong đoàn, khách sạn có thể xử lý đơn giản theo từng tình huống thực tế.
3. Ít thao tác hơn – Quản lý booking hiệu quả hơn
Khi cơ cấu đơn đặt phòng thay đổi, việc hủy booking cũ rồi tạo lại từ đầu vừa mất thời gian vừa làm tăng nguy cơ nhập sai hoặc thiếu thông tin.
Tính năng Tách, gộp đặt phòng giúp đơn giản hóa quá trình và mang lại những lợi ích thiết thực:
- Linh hoạt hơn: Dễ dàng điều chỉnh booking theo nhu cầu thực tế của khách.
- Xử lý nhanh: Giảm thời gian và thao tác khi cần thay đổi cơ cấu đặt phòng.
- Hạn chế sai sót: Giảm việc nhập lại dữ liệu khi tách hoặc gộp booking.
- Quản lý đoàn thuận tiện: Dễ dàng chuyển đổi giữa đặt phòng lẻ và đặt phòng đoàn.
Nhờ đó, lễ tân có thể xử lý các tình huống phát sinh nhanh chóng hơn mà vẫn đảm bảo thông tin được tổ chức rõ ràng trên hệ thống.
>>> Xem thêm: Tính năng Public Board trên OnePMS giúp khách hàng xem phòng trống dễ dàng hơn.
4. OnePMS – Linh hoạt theo cách khách sạn thực sự vận hành
Mỗi khách sạn đều có những tình huống đơn đặt phòng thay đổi ngoài kế hoạch, đặc biệt khi quản lý khách đoàn hoặc nhiều phòng cùng lúc.
Tính năng Tách, gộp đặt phòng giúp khách sạn chủ động xử lý những thay đổi đó mà không làm gián đoạn quá trình quản lý. Từ đặt phòng lẻ đến đặt phòng đoàn, từ một đặt phòng đến nhiều đặt phòng. Mọi thay đổi đều được xử lý đơn giản trên OnePMS.
>>> Xem thêm: 6 Tiêu Chí Quan Trọng Khi Chọn Phần Mềm PMS Cho Khách Sạn
