Lựa chọn phần mềm PMS phù hợp giúp khách sạn quản lý vận hành hiệu quả và hạn chế các thao tác thủ công. Tuy nhiên, mỗi mô hình lưu trú có quy mô và nhu cầu quản lý khác nhau. Do đó, khách sạn cần cân nhắc nhiều yếu tố trước khi quyết định chọn phần mềm. Vậy đâu là những tiêu chí cần cân nhắc trước khi lựa chọn? 

1. Tổng quan: Phần mềm PMS là gì và vai trò đối với khách sạn?

PMS (Property Management System) là hệ thống quản lý tập trung các hoạt động vận hành thường ngày tại cơ sở lưu trú. Giải pháp này giúp giảm các thao tác ghi chép thủ công, đồng thời tập trung và đồng bộ dữ liệu vận hành. 

Cụ thể, phần mềm hỗ trợ khách sạn quản lý các nghiệp vụ chính:

• Quản lý đặt phòng và thông tin khách hàng.
• Cập nhật trạng thái phòng theo thời gian thực.
• Hỗ trợ nhận phòng, trả phòng và gia hạn lưu trú.
• Ghi nhận dịch vụ sử dụng và các khoản phụ thu.
• Theo dõi doanh thu, công nợ và các báo cáo liên quan.

Nhờ đó, PMS giúp các bộ phận phối hợp thuận tiện hơn và xử lý công việc hiệu quả trong quá trình vận hành.

Xem thêm: Hệ thống PMS là gì? Thông tin chi tiết về phần mềm PMS

2. 6 tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm PMS 

Mỗi khách sạn có quy mô và nhu cầu vận hành khác nhau. Vì vậy, cần xác định những tiêu chí phù hợp trước khi lựa chọn phần mềm PMS. 

Dưới đây là 6 tiêu chí quan trọng cần cân nhắc:

A. Đáp ứng nghiệp vụ và khả năng mở rộng

Phần mềm cần đáp ứng các nghiệp vụ khách sạn đang sử dụng như đặt phòng, lễ tân, buồng phòng và quản lý doanh thu. Đồng thời, hệ thống nên có khả năng mở rộng khi khách sạn tăng số phòng hoặc phát triển thêm chi nhánh. 

B. Giao diện trực quan, dễ sử dụng

Giao diện cần được bố trí rõ ràng và thuận tiện cho từng nghiệp vụ. Nhân viên có thể dễ làm quen và thao tác nhanh hơn trong quá trình sử dụng.

C. Tích hợp Channel Manager – Đồng bộ tồn phòng đa kênh

Khả năng kết nối với Channel Manager (CMS) đồng bộ các kênh OTA như Agoda, Booking.com, Traveloka và website giúp tập trung quản lý đặt phòng. Khi có booking mới, hệ thống tự động cập nhật số lượng phòng còn trống trên các kênh liên kết, giúp hạn chế bán trùng phòng.

D. Bảo mật và phân quyền dữ liệu

Phân quyền giúp kiểm soát quyền truy cập và chỉnh sửa dữ liệu theo từng vị trí. Điều này hạn chế việc tự ý thay đổi giá phòng, hóa đơn hoặc truy cập thông tin khách hàng ngoài phạm vi được cấp quyền. 

E. Hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo sử dụng

Khách sạn nên tìm hiểu chính sách đào tạo, hỗ trợ và xử lý sự cố sau khi triển khai phần mềm. Quy trình hỗ trợ rõ ràng giúp xử lý thuận tiện hơn khi phát sinh vấn đề. 

F. Chi phí rõ ràng, minh bạch

Ngoài chi phí sử dụng, khách sạn nên hỏi rõ các khoản triển khai, tích hợp và bảo trì. Điều này giúp khách sạn dự trù ngân sách và tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến. 

Xem thêm: Bảng báo giá phần mềm quản lý khách sạn OnePMS

3. OnePMS – Giải pháp quản lý vận hành cho khách sạn

Dựa trên những tiêu chí trên, OnePMS đáp ứng nhiều nhu cầu vận hành của khách sạn với các giải pháp nổi bật sau: 

• Quản lý tập trung: Quản lý đặt phòng, lễ tân, buồng phòng và báo cáo trên một hệ thống. 
• Kết nối đa kênh: Tích hợp hệ thống OneCMS giúp đồng bộ OTA và các kênh bán phòng, hạn chế tình trạng bán trùng.
• Phân quyền linh hoạt: Phân quyền truy cập theo từng vị trí, hạn chế việc chỉnh sửa dữ liệu ngoài phạm vi. 
• Hỗ trợ triển khai: Chính sách giá, đào tạo và hỗ trợ được tư vấn rõ ràng.

Nhờ đó, khách sạn có thể giảm thao tác thủ công và thuận tiện hơn trong quá trình vận hành.

Liên hệ OnePMS để được tư vấn và trải nghiệm phần mềm quản lý khách sạn miễn phí.