Trong quản lý vận hành khách sạn, giao việc vốn là công việc quen thuộc mỗi ngày. Nhưng sau khi phân công, việc nắm bắt tiến độ đôi khi lại không đơn giản. Quản lý vẫn cần biết công việc đang diễn ra thế nào và liệu mọi thứ có đang được xử lý đúng như kế hoạch?
1. Giao việc xong vẫn không thể hoàn toàn yên tâm
Mỗi ngày tại khách sạn có rất nhiều đầu việc cần điều phối. Người quản lý vận hành có thể giao nhiệm vụ cho từng bộ phận và tiếp tục xử lý những vấn đề khác.
Thế nhưng, chỉ một lúc sau, họ lại cần biết công việc đang tiến triển thế nào:
- Việc đã được tiếp nhận chưa?
- Công việc có đang đúng tiến độ không?
- Có phát sinh vấn đề gì cần quản lý can thiệp không?
- Kết quả có đúng yêu cầu không?
Đặc biệt, với những nhiệm vụ liên quan đến nhiều bộ phận, quản lý càng khó bỏ qua việc theo dõi. Bởi một khâu chậm trễ có thể ảnh hưởng đến nhiều khâu khác.
Xem thêm: Tìm hiểu từ A đến Z công việc của Quản lý khách sạn
2. Khi tiến độ công việc không dễ nắm bắt
Quản lý vận hành không thể trực tiếp theo dõi mọi công việc tại từng bộ phận. Sau khi phân công, họ vẫn cần tiếp tục xử lý nhiều vấn đề khác trong khách sạn.
Trong lúc đó, công việc có thể thay đổi hoặc phát sinh thêm:
- Một yêu cầu của khách cần xử lý gấp.
- Một công việc bị chậm so với kế hoạch.
- Một bộ phận cần phối hợp thêm với bộ phận khác.
- Một vấn đề phát sinh cần quản lý đưa ra hướng xử lý.
Nếu những thay đổi này không được cập nhật kịp thời, quản lý sẽ khó nắm được công việc đang tiến triển ra sao và khâu nào cần chú ý. Khi có sự cố, họ phải mất thêm thời gian rà soát để tìm nguyên nhân và hướng xử lý.
3. Càng giao nhiều việc, càng mất thời gian theo dõi
Khi số lượng công việc tăng lên, việc hỏi lại, nhắc tiến độ hoặc xác nhận giữa các bộ phận cũng tăng theo. Thời gian của quản lý bị chia nhỏ cho những việc đáng ra đã có thể theo dõi thuận tiện hơn.
Thay vì tập trung vào điều phối hoạt động chung, xử lý vấn đề và cải thiện chất lượng dịch vụ, họ phải dành thêm thời gian để cập nhật tình trạng từng công việc. Đây cũng là lý do việc quản lý tiến độ thủ công trở thành một áp lực trong vận hành khách sạn.
4. Giao việc và theo dõi tiến độ thuận tiện hơn với OnePMS
OnePMS hỗ trợ giao việc và giám sát tiến độ tập trung trên cùng một hệ thống.
- Tạo và phân công việc: Quản lý thiết lập nội dung, người nhận việc, bộ phận, mức ưu tiên và thời hạn hoàn thành.
- Thông báo tức thì: Nhân sự nhận thông báo trên hệ thống ngay khi được giao nhiệm vụ.
- Cập nhật tiến độ: Nhân viên chủ động cập nhật các trạng thái như đang làm, xác nhận hoặc hoàn tất.
- Theo dõi trực quan: Cấp quản lý dễ dàng kiểm soát toàn diện trạng thái của từng đầu việc.
Cơ chế tập trung giúp người quản lý nắm bắt kịp thời tình hình để điều phối linh hoạt. Đồng thời, quy trình này giảm bớt báo cáo thủ công và tiết kiệm thời gian vận hành.
Xem thêm: Mô hình quản lý khách sạn hiện đại mà chủ khách sạn cần biết
