Phần mềm quản lý khách sạn OnePMS cung cấp tính năng phân quyền nhân viên giúp kiểm soát hoạt động của các nhân viên trong hệ thống. Sau khi tạo mới tài khoản nhân viên, mặc định tài khoản đó sẽ không có bất kỳ quyền nào tại hệ thống quản trị phần mềm OnePMS. Bạn cần phân quyền cho từng tài khoản nhân viên theo chức năng và nhiệm vụ của họ. Để phân quyền cho tài khoản nhân viên, bạn hãy hoàn tất các bước sau:
Bạn đăng nhập vào trang phần mềm quản lý khách sạn OnePMS > chọn Quản lý > Nhân viên
tương ứng để tiến hành phân quyền cho nhân viên đó
Thông thường, mỗi nhân viên sẽ đảm nhận một vị trí riêng. Trên cơ sở đó, hệ thống đã thiết lập sẵn những phân quyền tương ứng với từng vị trí giúp cho bạn lựa chọn một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn. Xem thêm về phân quyền chi tiết cho từng vị trí tại đây.
Bạn nhấn vào [Phân quyền] để xem các nhóm quyền đã được thiết lập theo từng vị trí có sẵn. Bạn cấp quyền cho nhân viên bằng cách tích chọn vào ô vị trí tương ứng với chức vụ của nhân viên đó. Sau đó, nhấn 
để hoàn tất cấp quyền cho nhân viên.
Ví dụ: Nhân viên A đảm nhận vị trí lễ tân khách sạn, bạn tick chọn ô [Lễ tân] và nhấn để hoàn tất cấp quyền cho tài khoản nhân viên đó.
Ngoài việc cấp quyền dựa theo các vị trí sẵn có, bạn cũng có thể linh hoạt chọn thêm hay bỏ bớt các quyền trong vị trí đã chọn để phù hợp với nhu cầu quản lý bạn. Bạn thao tác bằng cách tích chọn quyền cần thêm hoặc tích bỏ quyền cần giới hạn để điều chỉnh.
Ví dụ: Nhân viên A đảm nhận vị trí Lễ tân khách sạn kiêm thêm việc tạo tài khoản nhân viên khách sạn. Lúc này, ngoài việc cấp quyền lễ tân bạn cần tích chọn [Thêm người dùng vào khach sạn] để cấp thêm quyền này cho tài khoản nhân viên A.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể phân quyền trực tiếp cho nhân viên bằng cách nhấn chọn 
để xem các quyền có sẵn của hệ thống. Các quyền được chia chi tiết đến từng hành động chính trong từng mục, đảm bảo các quyền không bị quá nhiều, không bị rối mà vẫn đủ chi tiết để quản lý. Tại đây bạn sẽ tích chọn các chức năng sẽ phân quyền cho tài khoản nhân viên, với những chức năng không muốn phân quyền bạn sẽ không thực hiện tích chọn. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tìm nhanh các quyền cần cấp tại mục tìm kiếm để việc cấp quyền nhanh chóng hơn.
Ví dụ: Bạn chỉ muốn nhân viên A này chịu trách nhiệm về chức năng “Thêm đặt phòng“. Bạn sẽ tích chọn vào ô này trong khối Đặt phòng.
Để xem lại các quyền đã được cấp cho nhân viên đó, bạn nhấn chọn để xem chi tiết.
Để xóa 1 quyền ra khỏi các quyền đã cấp, bạn bỏ tích quyền đó trong danh sách quyền đã cấp. Ngay lập tức quyền này sẽ bị ẩn khỏi danh sách đó. Bạn nhấn để lưu những thay đổi
[1] Chủ khách sạn (Hotel Owner):
Quyền truy cập toàn bộ hệ thống: Có quyền quản lý mọi chức năng trong hệ thống, bao gồm quản lý phòng, khách hàng, hóa đơn, doanh thu, dịch vụ và báo cáo. Bên cạnh đó có quyền ưu tiên trong việc duyệt các thay đổi quan trọng hoặc theo dõi hiệu suất tổng thể.
Phân công và quản lý nhân viên: Quản lý phân công nhiệm vụ cho nhân viên. Có quyền tạo, sửa, và xóa thông tin nhân viên.
Giám sát tài chính và hoạt động: Chủ khách sạn có quyền truy cập các báo cáo chi tiết về doanh thu, chi phí, và các chỉ số quan trọng khác.
[2] Quản lý (Hotel Manager)
Quyền truy cập toàn bộ hệ thống: Có quyền quản lý mọi chức năng trong hệ thống, bao gồm quản lý phòng, khách hàng, hóa đơn, doanh thu, dịch vụ và báo cáo.
Cấu hình hệ thống: Có quyền thay đổi các cấu hình hệ thống như cấu hình về giá phòng, chính sách hoàn hủy, check-in/check-out, cấu hình dịch vụ, và khuyến mãi.
Báo cáo tài chính: Truy cập và tạo các báo cáo về doanh thu, công suất phòng (OCC), và các số liệu khác.
[3] Lễ tân (Receptionist)
Quản lý đặt phòng: Có quyền thực hiện và chỉnh sửa thông tin đặt phòng cho khách hàng, bao gồm check-in và check-out.
Thông tin khách hàng: Xem và cập nhật thông tin khách hàng.
Quản lý hóa đơn: Tạo và cập nhật hóa đơn, in hóa đơn, và tính toán tổng hóa đơn cho khách hàng.
Quản lý dịch vụ: Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu dịch vụ từ khách hàng, cập nhật vào hệ thống để tính phí dịch vụ vào hóa đơn khách hàng.
Xem báo cáo cơ bản: Truy cập các báo cáo liên quan đến tình trạng phòng và lịch sử khách hàng, nhưng không có quyền xem báo cáo tài chính chi tiết.
[4] Kế toán (Accountant)
Quản lý tài chính: Truy cập và quản lý các báo cáo tài chính, quản lý thu chi, doanh thu, và kiểm tra hóa đơn.
Xem và xuất báo cáo tài chính: Tạo và phân tích các báo cáo liên quan đến doanh thu, chi phí, và lợi nhuận của khách sạn.
Không có quyền quản lý phòng hoặc khách hàng: Kế toán chỉ có quyền truy cập các chức năng tài chính và không thể chỉnh sửa thông tin phòng hoặc khách hàng.
[5] Buồng phòng (Housekeeping)
Quản lý trạng thái phòng: Cập nhật trạng thái phòng (phòng trống, phòng đang được dọn dẹp, phòng đã sẵn sàng).
Thêm dịch vụ cho đặt phòng (Minibar, giặt ủi): Thêm dịch vụ khách hàng sử dụng vào hóa đơn khách hàng.
[6] Nhân viên kinh doanh (Sale)
Quản lý đặt phòng: Có quyền tạo, chỉnh sửa và xóa thông tin đặt phòng cho khách hàng.
Xem báo cáo doanh thu: Theo dõi doanh thu từ các khách hàng, đối tác liên quan.
Xem tình trạng phòng: Truy cập thông tin về phòng trống và giá cả.
[7] Quản lý kho (Warehouse manager)
Quản lý hàng hóa: Nhập, xuất, và cập nhật thông tin hàng tồn kho (vật tư, nguyên liệu, sản phẩm).
Theo dõi số lượng tồn và kiểm kê kho
[8] Người phê duyệt (Approver)
Xem thông tin đặt phòng: Truy cập và xem chi tiết các đặt phòng chưa xác nhận, bao gồm thông tin khách hàng, loại phòng, ngày đến và đi.
Phê duyệt hoặc từ chối đặt phòng: Quyết định phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu đặt phòng dựa trên tiêu chí và chính sách của khách sạn.
Ghi chú và yêu cầu bổ sung: Có thể thêm ghi chú hoặc yêu cầu thêm thông tin từ khách hàng trước khi phê duyệt.
Không có quyền chỉnh sửa đặt phòng: Không được phép thay đổi thông tin đặt phòng mà chỉ có thể phê duyệt hoặc từ chối.
[9] Đối tác (Partner)
Tạo yêu cầu đặt phòng: Đối tác có quyền tạo, sửa và xóa yêu cầu đặt phòng. Đặt phòng sẽ ở trạng thái Chưa phê duyệt, tức là chờ người phê duyệt (quản lý hoặc nhân viên phê duyệt) xem xét.
[10] Đối tác nội bộ (Internal partner)
Tạo yêu cầu đặt phòng: tạo đặt phòng ở trạng thái Chưa phê duyệt, giống như quyền Đối tác.
Thêm thanh toán và dịch vụ: Đối tác nội bộ có thêm quyền thêm thông tin thanh toán và các dịch vụ bổ sung vào yêu cầu đặt phòng, ngay cả khi nó đang ở trạng thái Chưa phê duyệt.
Trên đây là toán bộ hướng dẫn về cách phân quyền nhân viên trên OnePMS, chúc các bạn thành công. Cảm ơn đã sử dụng dịch vụ của OnePMS.
Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ hotline 0854.454.454 để OnePMS được tư vấn và giải đáp giúp bạn.
Một số câu hỏi thường gặp 1. Hướng dẫn thêm mới tài khoản nhân viên ?
2. Cách phát hành hóa đơn điện tử trên OnePMS ?
3. Khách hàng của phần mềm quản lý khách sạn OnePMS ?
4. Tạo mới đặt phòng ảo ?
